Cómo preparar un cuadro de mando integral
El cuadro de mando integral es una de las herramientas más interesantes para gestionar el desempeño empresarial. Unos estudios de MBA proporcionan la información necesaria para gestionarlo adecuadamente.
Qué es un cuadro de mando integral
Un cuadro de mando integral es una herramienta diseñada para que, de una forma intuitiva, los gestores de una empresa comprueben si se están cumpliendo los baremos establecidos como parte de la misión y visión de la misma. La idea es que se pueda consultar fácilmente y de manera visual para mejorar la gestión organizacional.
Por otro lado, el cuadro de mando integral no solo se centra en los indicadores financieros, sino que también abarca aspectos como los procesos internos, la satisfacción del cliente y la capacidad de aprendizaje de la organización.
En este contexto, surge el Balanced Scorecard (BSC), desarrollado por Robert Kaplan y David Norton en 1992. Se trata de una metodología que permite alinear estos factores con los objetivos estratégicos de la empresa. La principal variación cualitativa es que, además de los indicadores de desempeño, se incluyen activos intangibles.
Pautas para preparar un cuadro de mando integral
Para preparar un cuadro de mando integral, y que este sea útil, se deben seguir una serie de pasos que permitan estructurarlo. A continuación, te detallamos cuáles son.
- Tener clara la misión y la visión de la empresa
Este es el primer paso imprescindible que se debe dar. Debes tener clara la misión, la visión y los valores de la empresa para establecer sus objetivos estratégicos. Piensa que, sin estos elementos, no tenemos las bases para contar con métricas de referencia mínimamente fiables. Puede parecer una obviedad, pero sin esta base sólida, no dispondremos de métricas de referencia mínimamente fiables.
Aunque lo ideal es concretar la misión, la visión y los valores desde el principio, pueden producirse cambios o ajustes posteriores. Por ello, es importante tenerlos bien definidos antes de comenzar el proceso de planificación estratégica.
- Definir los objetivos estratégicos
Los objetivos estratégicos son otro de los puntos de gran importancia para establecer decisiones. Y, para ello, existen cuatro perspectivas distintas que se ubicarán de forma estratégica en el cuadro, con sus indicadores de rendimiento o KPI´s correspondientes. Son estas:
Perspectiva financiera: aquí se incluirán las principales variables relacionadas con las ratios financieras de la empresa. Por ejemplo, si se está logrando el cash-flow necesario o se está cumplimento con las ratios de rentabilidad o costes. Las posibilidades son múltiples en función de lo que se haya decidido antes.
Perspectiva de clientes: en este apartado podemos incluir si se están logrando los objetivos de ventas, de retención de clientes o si está subiendo el ticket medio de cada uno de ellos. Es una forma de saber, no solo si compran, sino su nivel de satisfacción, y si repiten.
Procesos productivos: en los procesos internos, esta perspectiva permite saber si los estándares establecidos se están cumpliendo. Si se tarda menos en ejecutar una tarea, si la calidad de los productos o servicios es buena o si la optimización de costes por unidad es la correcta.
Aprendizaje y crecimiento: finalmente, no hay que obviar lo relacionado con el aprendizaje y crecimiento. ¿Qué podemos decir al respecto? Básicamente, cuáles son aquellos retos que se tienen que cumplir en lo referente a formación, ambiente laboral, motivación del personal o actividades para integrarlo.
Todos estos elementos ayudarán, en definitiva, a tener una imagen completa de lo que sucede en este momento en la empresa. Y qué duda cabe que, al ser visual, será más fácil realizar correcciones.
- Plasmar la información en el cuadro de mando
El ejemplo de un cuadro de mando integral es aquella figura que, de forma circular, en gráfico de flechas o cuadrada, divide los KPI's dentro de las cuatro perspectivas de forma ordenada. Lo más importante es que se puedan visualizar claramente cuáles son estos objetivos con sus indicadores, y el nivel de cumplimiento. Por esa razón, es fundamental que la representación sea fácil e intuitiva, que no suponga un gran esfuerzo.
Una de las ventajas del cuadro de mando integral es que se puede integrar fácilmente con cualquier ERP de la empresa. Por lo tanto, se conseguirá que las cifras se actualicen en tiempo real, lo cual es fundamental para tomar decisiones.
Beneficios de un cuadro de mando integral
Los beneficios de un cuadro de mando integral para la gestión empresarial son numerosos. Destacamos estas por sobre las demás:
- Información en tiempo real de la situación
En primer lugar, los cuadros de mandos proporcionan información en tiempo real de la situación, lo cual permite tomar decisiones rápidas y hacer cambios de manera oportuna. Y esto es importante, ya que los cambios, cuanto antes se puedan ejecutar, mejor.
Además, tener los KPIs previamente establecidos asegura que la información sea objetiva y medible, lo que facilita una reacción efectiva ante cualquier variación en la evolución. Y es que, a veces, los cambios pueden ser repentinos, pero con la información adecuada, es posible abordarlos de manera eficiente.
- Imagen amplia de los distintos factores
Los cuadros de mando proporcionan la posibilidad de tener una imagen amplia de los distintos factores de la empresa. De esta manera, es mucho más sencillo ver si los problemas están localizados únicamente en una área o departamento o si tienen una dimensión más global.
- Es una información fácil de compartir
La información es más fácil de compartir, habida cuenta que es sintética y que este sencillo cuadro se puede compartir en el consejo de dirección, pero también con los responsables de departamento. Así tenemos la posibilidad de que la comunicación entre los distintos agentes implicados sea más rápida y fluida.
- Detección más rápida de errores o cambios necesarios
La detección de errores es más rápida con este tipo de herramienta, y este no es un factor menor. No ha de extrañar que los cuadros de mando sean una opción que cada vez utilizan más empresas de sectores variados. A veces, pueden pasar semanas sin que se perciba un error; pues bien, con el cuadro es más difícil que eso suceda.
En resumen…
El uso de un cuadro de mando integral es valioso y su preparación, una vez que se cuente con la información necesaria, es relativamente sencillo. De esta forma, cualquier empresa que se administre podrá mejorar el rendimiento y alcanzar sus objetivos en tiempo real.
Si quieres profundizar en estas habilidades, y aprender a utilizar herramientas estratégicas como el cuadro de mando integral, revisa el programa formativo del MBA de la Universitat Carlemany; te proporcionará los conocimientos y las habilidades necesarios para gestionar una empresa de manera más eficiente.