Jefe de operaciones: funciones y formación necesaria
El jefe de operaciones, también denominado COO (Chief Operating Officer), es una pieza fundamental en las empresas con un cierto nivel de organización. De ahí que un Máster en Administración de Empresas (MBA) pueda ser útil. Te explicamos qué es, sus funciones y la formación requerida.
Qué es un jefe de operaciones
El jefe de operaciones, COO, es un directivo que nos encontramos habitualmente en las empresas relacionadas con la producción de bienes o con la logística. Su cometido, sintéticamente, es coordinar las operaciones, gestionarlas y supervisarlas.
Aunque es cierto que las funciones del COO pueden variar dependiendo del organigrama, en esencia es quien dirige el día a día de la producción. Todo ello, cumpliendo con unas directrices previas marcadas por la gerencia o la propiedad. No en vano, tiene que haber un criterio claro previo del modelo de gestión de la organización.
En ocasiones, y dependiendo del tamaño o de las características de la empresa, la dirección de operaciones coincidirá con la gerencia. Pero aquí la vamos a tratar como un cargo independiente y con funciones propias.
¿Cuáles son las funciones de un jefe de operaciones?
Las funciones de un jefe de operaciones son, básicamente, las siguientes, con matices según la empresa:
- Dirección
Un COO tiene que dirigir el funcionamiento de la unidad productiva o empresa. Y esto implica cerciorarse de que los recursos se asignan conforme a lo que se haya establecido previamente, tanto por objetivos como por esquema de funcionamiento.
- Supervisión
El jefe de operaciones realiza labores de supervisión del trabajo. Sea en una fábrica, en una oficina o en la cadena logística, comprueba que se esté realizando bien el trabajo. Y, obviamente, tiene la capacidad de tomar decisiones para corregir los fallos que esté detectando.
Hay que señalar que los procesos de automatización o de revisión a distancia facilitan la supervisión. Hoy no es necesario estar a pie de obra para supervisar, porque se puede hacer mediante cámaras. De ahí que el ámbito posible sea más amplio.
- Revisión por el jefe de operaciones
Al final de la jornada, de un turno de trabajo o de forma aleatoria, el COO puede comprobar si las labores se han realizado bien o si hay algún elemento averiado o en mal estado. La idea es controlar la trazabilidad del trabajo, tomar nota de las incidencias y depurar responsabilidades si es necesario.
- Propuesta de mejoras
Se espera que el COO sea proactivo, y esto implica que, gracias a la observación, pueda proponer mejoras. A veces, se pueden implementar distintos turnos o combinar los factores productivos de manera que rindan mejor para la empresa. Esto se puede hacer manteniendo un contacto constante con la gerencia y proporcionando feedback.
No obstante, las propuestas de mejoras tienen que ser motivadas y documentadas, acreditando las ventajas de implementarlas. Por lo tanto, lo habitual es que esto sea responsabilidad de personal debidamente formado en la materia.
- Optimización de los recursos
Otra de las funciones que realizan los jefes de operaciones, y que se espera de ellos, es la optimización de los recursos. Esto es, que se consiga, durante el desempeño del trabajo o proceso productivo, que estos rindan lo más posible para la empresa.
Obviamente, cuando hablamos de optimización de recursos, esto exige, a veces, una coordinación. Por ejemplo, es posible que sea necesario hablar con Recursos Humanos o con el departamento de Mantenimiento. En cualquier caso, es responsabilidad de este cargo asegurarse de que los recursos se utilizan de forma correcta.
La idea de optimización de los recursos va unida con la de mejoras, efectivamente. Pero si bien la mejora se plantea a medio plazo, la optimización se tiene que ejecutar a corto plazo.
- Control de calidad
Las funciones de control de calidad son siempre fundamentales, sobre todo en productos. Es aquí donde el COO tiene que comprobar periódicamente que los estándares ISO y de la propia empresa se están cumpliendo.
Esta función es especialmente sensible porque tiene una doble vertiente. Por un lado, hablamos del propio interés de la empresa por ofrecer buenos productos, pero, también, de determinadas exigencias legales. En una empresa de alimentación, por ejemplo, el control de calidad es una cuestión de salud pública.
En consecuencia, esta es una de las partes más importantes que realiza un COO. Tiene relación con la supervisión, pero aquí hablamos del resultado del producto terminado, no solo de la fabricación o del desempeño laboral.
- Propuestas de planificación financiera
Los jefes de operaciones tienen un conocimiento de los gastos en recursos y factores productivos de los procesos. Con esta información, pueden proponer a la gerencia cambios en la planificación financiera, a medio y largo plazo. En definitiva, esto tiene que ver con la optimización de recursos, pero con un horizonte más amplio.
Recordemos que algunos procesos no se pueden cambiar a corto plazo. Se necesita una inversión previa para que, precisamente, se pueda hacer el cambio. Por lo tanto, no está de más tenerlo en cuenta.
La formación necesaria para ser jefe de operaciones
El COO de una empresa necesita una formación empresarial específica para poder gestionar sus funciones. Si bien existe la promoción interna en las PYMES, lo habitual es que se exija un background académico previo. Estas son las principales vías:
MBA: un Máster MBA es una de las vías más sencillas para ser COO, porque también sirve para llegar a CEO (Chief and Executive Office). Con esta formación, adaptada a las necesidades de la empresa, sería suficiente en empresas que no impliquen una especialización específica.
Ingeniería en Organización Industrial: cuando se trata de fábricas, de empresas de construcción u otros sectores, esta es la segunda vía. Una ingeniería en general sirve, pero si se adapta al ámbito industrial, funcionaría mejor.
Conclusión
El jefe de operaciones es uno de los directivos más importantes en el día a día de las empresas, por sus funciones y la formación requerida. Por lo tanto, si tu objetivo es ejercer un cargo como el que te hemos detallado, te interesa saber qué hacen y lo que se exige.