Gestión de procesos empresariales: qué es, fases clave y beneficios del enfoque BPM
Qué es la gestión de procesos empresariales
La gestión de procesos empresariales (business process management) es un conjunto de medidas que incluyen métodos de descubrimiento, modelado de procesos, análisis, medición, mejora y optimización de los procesos y la estrategia empresarial. Todo ello, con la finalidad de cumplir con los objetivos de la compañía.
Hay varios ámbitos que se pueden mejorar: la automatización de procesos, la logística o la experiencia del cliente son algunos ejemplos. Para ello, las diferentes áreas de las empresas se coordinan. Un Bachelor Online en Administración de Empresas estudia estas áreas de trabajo.
La gestión de procesos empresariales se empezó a estudiar a fondo en la década de 1980 y está asociada a las metodologías de trabajo de las fábricas japonesas. Posteriormente, se generalizó, con nuevas aportaciones teóricas.
Fases clave de la gestión de procesos empresariales
Existen varias fases clave de la gestión de procesos en las empresas, que incluyen innovación, pero también otros aspectos. Son las siguientes:
1. Planificación
La planificación estratégica es la primera fase de la gestión de un proceso empresarial. No en vano, se definen la misión, visión y valores de la compañía, se prepara un Plan de Negocio con sus metas y, en definitiva, saber con qué elementos se cuenta para lograr las metas. Es imprescindible utilizar datos fiables para evitar desvíos y la técnica MBO puede ayudar en este proceso previo.
2. Organización
La organización engloba, en el sentido más amplio, los procesos empresariales, pero, también, las propias funciones. Las competencias organizativas se aplican en todas las fases, pero también aquí, a la hora de diseñar el equipo.
Por un lado, hay que establecer un organigrama claro y que sirva para que cada persona sepa cuáles son sus funciones y a quién debe reportar. Existen organigramas definidos por funciones, procesos o mixtos (estructuras matriciales), más verticales u horizontales. Estudiar esta parte es fundamental para ver los modelos que se adapten mejor a cada empresa.
Asimismo, la organización se refiere, también, a los procesos empresariales propiamente dichos. Qué elementos se necesitan de los factores tierra, trabajo y capital, en cuánto tiempo hay que ejecutar los procesos… Esto debe constar, también, para mejorar la coordinación.
3. Dirección y comunicación
La dirección y comunicación es otra de las fases imprescindibles, y que funcionan cotidianamente en las empresas y organizaciones. La organización de los recursos debe dirigirse a todos los niveles y se debe informar y comunicar para que la ejecución de los procesos sea correcta.
La gestión de procesos empresariales, si falla en la dirección, puede ser muy problemática. Por eso, el liderazgo debe ser motivador e informado. En los últimos años, además, están ganando peso modelos de liderazgo más delegativos o colaborativos. También se deben establecer protocolos de comunicación interna.
4. Evaluación y mejora continua
Recordemos que las empresas tienen que cumplir con unos objetivos. Para ello, se utilizan indicadores, o KPI´s, adaptados a la realidad de cada caso.
Hay varios momentos para hacer la evaluación de resultados. Uno de ellos, la finalización del ejercicio; otro, cuando se da un evento que obliga a replantear los objetivos. Pero, también, es posible hacer este trabajo en tiempo real. Un ERP permite comprobar el desempeño de los KPI´s para, así, tomar decisiones.
La mejora constante es una derivada de la evaluación de resultados. Los datos disponibles permitirán planificar mejoras y establecer nuevos objetivos, adaptados a la realidad.
Beneficios del enfoque BPM
El enfoque BPM, como hemos dicho, busca una mejora integral de los procesos empresariales. Estos son los beneficios que aporta, siempre que se adopte de la forma adecuada:
1. Mejora de la eficiencia operativa
La eficiencia operativa es uno de los principales beneficios del enfoque. Cada quién sabe lo que tiene que hacer, cuándo, cómo y a quién debe dar cuentas o reportar. El resultado es que los procesos son más eficientes.
2. Agilidad en la toma de decisiones
Si el enfoque BPM se ha hecho bien, la agilidad en la toma de decisiones será la norma. Un organigrama bien definido permite realizar cambios sin que el proceso se eternice. Recordemos: una estructura organizada no es sinónimo de burocratización.
3. Mejora continua
La mejora continua de procesos es otra ventaja del enfoque BPM. Como se está evaluando con frecuencia, esto facilita mejoras en proceso y correcciones, evitando así pérdidas innecesarias de recursos.
4. Adaptabilidad ante los cambios
La adaptabilidad ante los cambios es una característica asociada a esta metodología. En ocasiones, hay eventos o situaciones sobrevenidas que obligan a hacer cambios no previstos en la fase de planificación. Como ese trabajo ya se ha hecho, hay margen para que la dirección realice las correspondientes adaptaciones y que esas órdenes lleguen en tiempo y forma.
5. Mejora de la experiencia de cliente
Una empresa tiene que centrarse en satisfacer las necesidades del cliente. Esta metodología exige seguimiento y evaluación frecuentes y, por supuesto, recibir el feedback de los clientes. Así, será mucho más fácil mejorar la experiencia del cliente y su grado de satisfacción con el servicio recibido.
6. Eficiencia organizativa
La eficiencia organizativa se consigue con este enfoque. ¿Por qué? Porque el organigrama, al alcance de todos, define claramente las funciones y las jerarquías. Si se aplica correctamente y los Recursos Humanos se ciñen a esas funciones, será mucho más fácil mejorar la organización y la productividad del capital humano. Así, se logra una optimización de los flujos de trabajo.
7. Optimización de costes
La optimización de costes es, finalmente, una ventaja derivada de aplicar el modelo. Tardarás menos en realizar las mismas funciones, y mejor. ¿El resultado? Una rebaja de costes por cada proceso productivo, reducción de las devoluciones y, en consecuencia, una mejora en la competitividad.
El paso imprescindible en el logro de los objetivos
El enfoque de gestión de procesos empresariales es esencial para trabajar mejor en el ámbito empresarial. Por eso, en la organización empresarial es una parte clave que siempre se trata previamente.