7 aspectos clave sobre administración y finanzas

Las áreas de administración y finanzas son centrales en cualquier empresa u organización. Esta entrada te da claves para que la administración de empresas sea más sencilla. 

Los principales aspectos clave de la administración y finanzas

Es importante que sepas que, para tener éxito, el cumplimiento de todos estos principios es condición sine qua non. Esto no va a hacer que de por sí seas rentable, pero sí que lo facilitará. Y, lo que es más importante, esta información sirve para cualquier sector de actividad.

Esta parte, que está relacionada parcialmente con las cuestiones comerciales, supone la capacidad de saber gestionar bien los recursos de que dispones. Ahora bien, no estaría de más que partieras de la base de que las empresas son un todo interconectado. Un analista financiero ha de tener clara esta premisa. 

Los principales aspectos que has de tener en cuenta para que las áreas de administración y finanzas funcionen son los siguientes:

1. Sigue una metodología clara y reconocible

La metodología es imprescindible para administrar bien, no solo las finanzas, sino también los Recursos Humanos y los suministros.

En primer lugar, has de tener unas pautas de acción claras y reconocibles en tu política, es decir, unos estándares. Otro aspecto no menos importante es que has de planificar tus acciones y tomar un margen temporal suficiente para comparar. Lo que sí es importante es que esa metodología solo se cambie a medio plazo y, sobre todo, por una buena razón. La administración de una empresa nunca puede funcionar a golpe de corazonadas.

En definitiva, tener una disciplina y un método es consustancial a una buena administración.

2. Valora debidamente los riesgos

Tomar riesgos es inherente a la actividad empresarial... pero también lo es minimizarlos en la medida de lo posible.

La idea es simple: tomar riesgos solo cuando se considera que vale la pena para los objetivos de la compañía. Y esto supone medirlos, teniendo en cuenta los pros y los contras, así como el contexto económico o sectorial. En última instancia, también se tiene que valorar el coste de oportunidad de no tomar un riesgo. Todos estos elementos te permitirán tomar una decisión correcta.

No nos engañemos: la medición de un riesgo al 100 % es imposible, pero, cuantos más datos tengamos, más fácil será medirlo y saber si nos compensa o no implementar determinadas políticas.

Por lo tanto, un buen administrador sabrá cuándo está tomando un riesgo y, lo que es más importante, si vale la pena hacerlo.

3. Aplica el ahorro

El ahorro es una virtud conveniente en todas las facetas, pero mucho más en la administración y finanzas.

Ahorrar o tener un remanente es positivo por varias razones. En primer lugar, porque podrás afrontar gastos imprevistos y no cargarás a la compañía con intereses adicionales. El segundo motivo es que la empresa no estará sometida a tensiones de tesorería. Finalmente, porque podrás realizar inversiones con garantías y sin tener que endeudarte.

Lo ideal, si la empresa va bien, es que ahorres un porcentaje anual que quede como remanente. Una buena idea, para que tengas un colchón lo suficientemente importante, es que te reserves un 20 % de los ingresos para que no haya problemas de remanente.

4. Infórmate bien antes de tomar decisiones

La información es poder y en la administración de una empresa también lo es. Para ello, es bueno tener en cuenta algunas cuestiones.

Cuando te informes, busca fuentes de referencia fiables; por lo general, es bueno tomar datos oficiales, pero, en ocasiones, puede haber referencias que son más confiables. Y, por supuesto, no dudes en comparar si lo consideras necesario para tomar buenas decisiones.

Hoy en día, existen empresas especializadas que pueden buscar datos de calidad para decidir con criterio. Si consideras necesario contar con sus servicios, hazlo.

Hay operaciones que son mecánicas o repetitivas, pero cuando se trata de comprar, pedir una financiación o conocer los intereses que se pagan, informarse es clave para administrar bien.

5. Utiliza herramientas informáticas

El uso de las herramientas informáticas es ya una necesidad en todas las empresas, pero no está de mal realizar unas consideraciones.

En primer lugar, la informatización debería llegar a todos los ámbitos de la empresa. Internet of Things (IoT) permite que varios objetos se puedan conectar a un sensor y transmitir información. Por lo tanto, conviene que hagas una evaluación previa de aquellas actividades que se pueden informatizar. Este proceso de uso consciente aumentará las probabilidades de que tengas éxito.

En segundo lugar, y de forma complementaria,  el software a utilizar es fundamental. Hoy existen varios ERP (Enterprise Resource Planning) y es conveniente que sepas elegir aquel que mejor se ajuste a tus necesidades. Es una buena idea asesorarse con una empresa especializada para la implementación.

Todo lo que permita automatizar ayudará a una gestión de administración y finanzas adecuada.Y, por supuesto, presta atención a los cambios que introduzcan disrupciones.

6. Haz uso del Big Data

El Big Data es el análisis intensivo de datos y, hoy en día, una buena administración tiene que hacer uso de él. Esto implica que has de contar con buenas herramientas que permitan hacer la analítica rápidamente.

Por otra parte, has de tener presente que, por muy buenas herramientas que tengas, has de saber realizar una interpretación correcta. Por lo tanto, convendrá que te asegures de que tu personal está cualificado. Esto, a la larga, redundará positivamente en tus resultados. Un ejemplo práctico es comprobar cuál es tu historial de gastos o de pagos, para minimizarlos; en este sentido, el Big Data financiero puede ser muy útil para ti, por poner un ejemplo. 

Recuerda que los datos son oro porque te permiten tomar decisiones en la buena dirección. Y, esto, a la larga, redunda positivamente en la competitividad de tu empresa.

7. Evita las tensiones de tesorería

Evitar las tensiones de tesorería es otro de los aspectos centrales que hay que tener en cuenta. No en vano, un desfase entre gastos ingresos supone gastos adicionales en descubiertos e intereses.

El mejor consejo que se puede dar a este respecto es contar con una planificación previa, mensual, trimestral o anual, de gastos e ingresos. Y, por supuesto, como principio general, es bueno intentar adelantar los cobros y retrasar los pagos a límites razonables. Esto, que es básico, es importante recordarlo porque muchas empresas quiebran por ello.

Aquí gana especial relevancia el remanente que hayas mantenido. Ahorrar te permite, por ejemplo, responder mejor a los imprevistos que tengas. De ahí que las funciones de administración y finanzas no pueden obviar este punto.

Ten en cuenta que las tensiones de tesorería son un claro síntoma de que hay problemas de administración. En consecuencia, y para no entrar en un círculo vicioso, esta es una parte fundamental.

Conclusión

Las funciones de administración y finanzas tienen que seguir unos principios claros como los que enumeramos. Ser eficiente y administrar bien es posible si sabes cómo hacerlo y, por supuesto, cumples con una metodología. Es bueno contar con una formación específica y con conocimientos, porque será más fácil alcanzar tus objetivos.