30 de Abril

La importancia del diseño en la gestión de proyectos

Universitat Carlemany

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Los proyectos son la forma en la que cualquier empresa adquiere vida propia, y en ellas el diseño tiene una gran importancia. Una empresa no se define únicamente por la calidad que tenga el proyecto que se acomete, sino por la forma en que se gestiona. Se puede afirmar que diseño y gestión de proyectos tienen una relación muy estrecha.

Cada fase del proceso de diseño es un reflejo de la seriedad, la sinceridad y del nivel de compromiso que una empresa muestra con el mismo. El diseño del proyecto constituye una fase crítica de su ciclo de vida. Todos los elementos básicos del diseño son importantes y no se pueden ignorar.

El diseño y gestión de proyectos tienen que trabajar juntos para conseguir el éxito del mismo. El diseño de un proyecto proporciona una organización estratégica de ideas, materiales y procesos de modo que se pueda conseguir el objetivo marcado. Un buen diseño ayuda a evitar problemas y proporcionar parámetros para optimizar aspectos cruciales del proyecto, como el calendario y el presupuesto.

Empezar con un proyecto sin contar con el diseño del mismo es un error. Antes, es necesario un planteamiento estratégico que proporcione la hoja de ruta.

El diseño y gestión de proyectos: amigos íntimos

Algo fundamental que hay que tener en cuenta a la hora de hablar de diseño y gestión de proyectos es que cada uno de esos proyectos tiene su propia personalidad y sus características concretas. Diseñar el proyecto es lo primero que hay que hacer. Para ello es importante que todos aquellos que participen en él, trabajen de alguna forma en el diseño, ya que es la única manera de garantizar que ningún punto relevante quedará sin abordar y que los objetivos se pueden cumplir.

De esta forma, las ayudas y materiales visuales son importantes. Es fundamental establecer cómo se va a entregar, cuál va a ser la estructura del mismo, además de los plazos. Y por supuesto, todo tiene que alinearse con la empresa.

Además, algo que con frecuencia queda en un segundo plano, hay que asegurarse durante el proceso de diseño que el proyecto se va a realizar sin excederse del presupuesto del que se dispone. 

¿Cuál es la estructura que debe haber en el diseño de la gestión de proyectos?

Es fundamental tener en cuenta que cada proyecto consiste en entregar al cliente una promesa y, para ello, el diseño y gestión de proyectos deben trabajar juntos. Es importante decir que esto no es nada sencillo, pero se puede conseguir.

Para lograrlo habrá que seguir unas pautas de definición, y será necesario el desarrollo de una estrategia a la hora de llevarlo a cabo.

En este proceso es muy importante que se involucre todo el equipo que tenga algo que ver con el proyecto, de manera que todos los aspectos y parcelas del mismo queden cubiertos.

La visión

En esta etapa, será necesario ver el proyecto como algo que requiere una solución efectiva. Es por ello que se deberá definir cuál es el verdadero potencial del proyecto. Lo que se debe hacer en este momento es proyectar la imagen que se tienen del proyecto en un contexto amplio.

El problema

En aras de ser capaz de establecer la visión de la que se ha hablado en el punto anterior, es necesario encontrar cuál es el problema que se intenta solucionar. Por esta razón, es imprescindible evaluar cuáles son las necesidades y dificultades que hay que enfrentar. Esto alineará el trabajo con la estrategia, así como proporcionará los datos que podemos usar en el diseño y gestión de proyectos.

¿Cuáles son los recursos de los que se dispone?

Para poder llevar a cabo el diseño y gestión de proyectos es imprescindible saber a la perfección cuáles son los recursos de los que se dispone. Se puede entender recurso como cualquier cosa, desde un equipo de profesionales hasta maquinaria necesaria.

Una buena forma de analizar los recursos es usar las cinco W: quién, qué, dónde, cuándo y por qué

Los objetivos, fundamentales en el diseño y gestión de proyectos

A todas luces, resulta imposible lograr objetivos cuando no se han definido antes. El objetivo, la meta, es lo que aparece al final del proyecto, y estos deben ser en todo caso medibles y realistas. Suele estar íntimamente relacionado con la solución a un problema.

Para ello, es importante elaborar un documento en el que se explique cómo se abordan estos proyectos.

¿Y la estrategia?

De igual modo, es fundamental que haya una estrategia detrás para poder lograr esos objetivos mencionados anteriormente. Esto no es más que el proceso que permite llegar al punto que se desea llegar, con todas las limitaciones que plantea. Para ello, lo mejor es analizar precedentes y ver, respecto a lo anterior, qué se puede hacer. Para una buena gestión de proyectos la base es importante, y sobre ella es sobre lo que hay que edificar de manera incremental.

¿Existe un plan de contingencias?

Cuando se trabaja con diseño y gestión de proyectos es bien sabido que hay muy pocos que discurren tal y como se prevé. Por ello es una gran idea disponer de un plan B, que permita responder rápido y eficazmente a aquellos inconvenientes que aparezcan.

Monitorizando el proyecto

Siempre hay que monitorizar un proyecto, y para eso un plan de evaluación puede ser muy útil, incluso para ver cómo es el impacto y los resultados del mismo.